Jak uporządkować zlecenie na wymiar od pomiaru do płatności?
Najwięcej błędów przy zleceniach na wymiar zaczyna się już na etapie pomiaru, wyceny lub sprawdzania materiału. Klient pyta o termin, a Ty tracisz czas na szukanie danych w różnych źródłach. Poznaj schemat prowadzenia zlecenia od pomiaru do płatności i sprawdź, gdzie uciekają Ci czas i pieniądze.
Zacznij porządkować zlecenia na wymiar
Klient dzwoni i pyta o termin montażu. Nie odpowiadasz od razu, bo musisz sprawdzić kilka rzeczy naraz. Wymiary ma monter, wycena jest w Excelu, informacja o zaliczce gdzieś w SMS-ie, a kolor profilu – w mailu sprzed 2 tygodni. Termin ktoś wpisał do kalendarza, ale nie wiadomo, czy po zmianie materiału jest jeszcze aktualny.
Przy kilku zleceniach w miesiącu da się tak funkcjonować – rzekłoby się – i tak to się powoli żyje w tej firmie. Jednak przy większej skali zacznie Cię to kosztować – 15 minut tu, pół godziny tam, źle dobrany wariant, pomylony kolor, monter wysłany bez kompletu informacji… I tracisz: roboczogodziny, zaufanie klienta, a może nawet pieniądze.
Jeśli robisz rolety, moskitiery, plisy, okna, drzwi, bramy, pergole czy meble na wymiar, zastosuj prosty sposób prowadzenia zlecenia od początku do końca. Nie musisz od razu kupować rozbudowanego systemu ERP ani tworzyć kolejnych arkuszy w Excelu – najpierw wystarczy sam schemat. To jak z klockami LEGO – szybciej je poskładasz, jeśli posegregujesz elementy.
Jedno miejsce na wszystkie dane zlecenia na wymiar
Każde Twoje zlecenie na wymiar powinno mieć jedno źródło informacji, w którym widać dane klienta, adres, termin montażu, produkt, wariant, wymiary, kolor, materiał, uwagi techniczne, wycenę, zaliczkę itd.
Nie musi to być piękny formularz. Ważne, żeby monter, handlowiec, produkcja i księgowość patrzyli na te same dane, a nie na 5 różnych wersji tej samej historii zlecenia na wymiar. I dobrze by było, żeby było to scyfryzowane. Papier jest fizyczny. Nie sprawdzisz szczegółów zlecenia w trakcie przyjazdu do klienta, bo segregatory zostaną w biurze.
A ponadto jak pokazuje OECD w raporcie „The Digital Transformation of SMEs” – cyfryzacja pomaga małym i średnim firmom obniżać koszty operacyjne, zmniejszać koszty transakcyjne, lepiej korzystać z informacji i poprawiać produktywność.
Etapy, które warto rozpisać w zleceniu na wymiar
Najprostszy przebieg dla produktów na wymiar wygląda mniej więcej tak: zgłoszenie klienta, pomiar, wycena, akceptacja i zaliczka, sprawdzenie lub zamówienie materiału, produkcja albo kompletacja, montaż, płatność, historia klienta.
Przy każdym etapie rozpisz, kto za niego odpowiada i co musi być gotowe, żeby przejść dalej. Porządkując pracę, Twoi pracownicy będą wiedzieć, co ma zostać wykonane na każdym etapie.
Przykładowo po pomiarze samo „szerokość razy wysokość” nic nie da. Chociażby przy moskitierach dochodzi jeszcze typ moskitiery, kolor profilu, rodzaj siatki, sposób montażu i uwagi o oknie. Przy plisach – tkanina, profil, uchwyt, ewentualne przeszkody przy szybie. Przy pergoli – kolor konstrukcji, napęd, poszycie, mocowanie, dostęp do miejsca montażu.
Jeśli tych informacji zabraknie, to cały proces będzie się przedłużać w nieskończoność.
Zadbaj o uporządkowaną pracę przy zleceniach na wymiar
Klient zamawia moskitiery do 8 okien. Po pomiarze okazuje się, że 5 okien pasuje do standardowej moskitiery ramkowej, 2 mają nietypowy profil, a przy drzwiach balkonowych ten chce wersję przesuwną. Do tego wybiera antracytowy kolor i prosi o montaż w konkretnym tygodniu.
Jeśli w systemie zostanie tylko zapis „8 moskitier”, ktoś później będzie się domyślał, o co dokładnie chodziło. Dobra karta zlecenia pokazuje każde okno osobno – z wymiarem, wariantem, kolorem, typem montażu i uwagą techniczną. Wtedy osoba od wyceny nie musi dzwonić do montera, produkcja nie robi niczego z pamięci, a monter nie słyszy na miejscu: „Przecież ustalaliśmy inaczej”.
Gdzie realnie ucieka czas w zleceniach na wymiar?
Weź 3 ostatnie zlecenia i sprawdź, czy od razu widać ich etapy; czy wycena zawiera komplet danych z pomiaru; czy materiał był sprawdzony, zanim obiecano termin; czy monter dostał aktualną wersję ustaleń; czy zaliczka jest przypisana do konkretnego zlecenia; czy po montażu zostaje jakaś historia klienta.
Jeśli żeby to sprawdzić, trzeba otworzyć Excela, maila, telefon, kalendarz i program do faktur – to już wiesz, że marnujesz czas i możesz zoptymalizować te procesy. Po co mieć rozproszone dane, jeśli wszystko możesz mieć w jednym miejscu? To realnie oszczędza czas, odzyskujesz roboczogodziny, które wykorzystasz do pracy z klientami i zaczniesz więcej zarabiać.
Kiedy sięgnąć po system
Ten schemat da się prowadzić ręcznie, tylko ręcznie zwykle oznacza kolejny arkusz, kolejne kolumny i kolejne miejsce, które trzeba pilnować.
Sklepnik sprawdza się wtedy, gdy chcesz mieć cały ten proces w jednym narzędziu – jako system dla firm, które sprzedają, produkują lub montują produkty na wymiar. W jednej aplikacji trzymasz dane klienta, wyceny, materiały, produkty, magazyn, etap pracy i dokumenty. I wszystko to online, bez pobierania jakiegokolwiek programu na komputer czy telefon. Sprawdzasz wszystko w dowolnym miejscu i czasie.
Typowy przebieg zlecenia to pomiar, wycena, produkcja, montaż, płatność, a każde przejście między etapami zapisuje się w historii. W Sklepniku w zleceniu można też prowadzić pozycje, rabaty, VAT, zaliczki i dokumenty, a jeśli masz włączony magazyn, materiał schodzi ze stanu w momencie utworzenia zlecenia na wymiar.
Zacznij od jednego zlecenia. Rozpisz je na etapy. Przy każdym zaznacz, jakich danych zwykle brakuje. Potem policz, ile razy w tygodniu ktoś w firmie szuka tych informacji. Jeśli odpowiedź brzmi „przy prawie każdym zleceniu”, oznacza to, że tracisz na tym czas i pieniądze, tylko na razie tego nie liczysz.